(Revogado pela Instrução Normativa Nº 5, de 31 de janeiro de 2023)
Dispõe sobre as diretrizes para o planejamento das aquisições de bens e contratações de serviços e plano de contratações do Tribunal de Justiça do Estado do Tocantins.
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO TOCANTINS, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 12, § 1º, do Regimento Interno,
CONSIDERANDO o disposto no inciso IX do art. 6º da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, e §2º do art. 9º do Decreto nº 5.450, de 31 de maio de 2005;
CONSIDERANDO a entrada em vigor do Decreto Federal 10.024/2019, que traz nova regulamentação acerca do Pregão Eletrônico, e ante a necessidade de adequações nos editais e na legislação e procedimentos internos deste Tribunal de Justiça;
CONSIDERANDO a necessidade de padronizar os procedimentos e rotinas pertinentes ao planejamento dos processos de aquisições de bens e contratações de serviços do Tribunal de Justiça do Estado do Tocantins;
CONSIDERANDO o contido nos processos SEI 19.0.000017045-6 e 19.0.000034786-0,
RESOLVE:
Art. 1º O planejamento das aquisições de bens e contratações de serviços, obras e serviços de engenharia do Tribunal de Justiça do Estado do Tocantins submete-se a esta normativa e às demais normas pertinentes à matéria.
§ 1º A unidade demandante poderá solicitar à Diretoria Geral a designação de equipe de planejamento da contratação, de acordo complexidade do objeto, indicando previamente as unidades que a auxiliarão.
§ 2º Excetuam-se as aquisições e contratações de solução de tecnologia da informação e comunicação, que devem observar as normativas específicas.
§ 2º Excetuam-se as aquisições e contratações de solução de tecnologia da informação e comunicação, que devem observar as normativas específicas, salvo quanto ao Plano de Contratações Anual – PAC, cuja elaboração deverá atender ao disposto no artigo 6º.” (NR) (redação dada pela Instrução Normativa Nº 4, de 30 de abril de 2021)
Art. 2º O planejamento das aquisições e contratações deverá observar as seguintes etapas:
I - documento de oficialização da demanda (DOD): documento que contém o detalhamento da necessidade da unidade demandante;
II - estudos preliminares: análise da viabilidade da contratação, sob os aspectos funcionais, técnicos e administrativos, levando-se em conta os princípios da eficácia, eficiência, economicidade, padronização e requisitos de sustentabilidade;
III - gerenciamento de riscos: descrição, análise e tratamento dos riscos e ameaças que possam vir a comprometer o sucesso de todo o ciclo de vida da contratação; e
IV - termo de referência/projeto básico: conjunto de elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado para caracterizar o objeto da licitação, elaborado pela unidade demandante com base nos estudos preliminares.
§ 1º As situações que ensejam a dispensa ou inexigibilidade da licitação exigem o cumprimento das etapas do planejamento da contratação, no que couber, ficando os incisos I, II e III deste artigo dispensados quando se tratar de:
I - contratações de serviços cujos valores se enquadram nos limites dos incisos I e II do art. 24 da Lei nº 8.666, de 1993;
II - contratações previstas nos incisos IV e XI do art. 24 da Lei nº 8.666, de 1993;
III - contratações de natureza singular, com profissionais ou empresas de notória especialização, previstas no inciso II do art. 25 c/c art. 13, ambos da Lei nº 8.666, de 1993.
§ 2º As prorrogações das contratações de serviços prestados de forma contínua, de que trata o art. 57 da Lei n.º 8.666, de 1993, ficam dispensadas das ações dispostas nos incisos do caput deste artigo.
Art. 3º A unidade demandante realizará os seguintes procedimentos iniciais do planejamento da aquisição:
I - elaboração do documento de oficialização da demanda (DOD), conforme modelo do Anexo I, que contemple:
a) identificação da área demandante, indicação do servidor responsável pela elaboração do planejamento e indicação do servidor gestor do contrato;
b) a necessidade da contratação, a referência ao objetivo que se pretende e se o objeto encontra-se incluído no plano anual de contratações;
c) o objeto e o quantitativo a ser contratado;
d) as informações sobre a existência de aquisição ou contratação anterior, apresentando inclusive o quantitativo existente no almoxarifado ou patrimônio a serem levantadas com o auxílio da Diretoria Administrativa, quando for o caso, com base na série histórica dos últimos três anos, para identificar os quantitativos ou serviços efetivamente necessários e as inconsistências ocorridas nas fases do Planejamento da Contratação, Seleção do Fornecedor e Gestão do Contrato.
II - a elaboração dos estudos preliminares, em complemento ao documento de oficialização da demanda (DOD), conforme modelo do Anexo II, que contemple:
a) soluções de mercado disponíveis à demanda pretendida;
b) justificativa da escolha do tipo de solução a contratar, informando os preços referenciais, a previsão orçamentária e o alinhamento ao plano de logística sustentável, este último com o auxílio do Núcleo de Gestão Socioambiental;
c) unificação de aquisições ou contratações que tenham objetos de mesma natureza;
d) análise da viabilidade da contratação.
III - elaboração do gerenciamento de riscos, conforme Anexo III, que consiste nas seguintes atividades:
a) identificação dos principais riscos que possam comprometer a efetividade do planejamento da contratação ou que impeçam o alcance dos resultados que atendam às necessidades da contratação;
b) avaliação dos riscos identificados, consistindo da mensuração da probabilidade de ocorrência e do impacto de cada risco;
c) definição dos responsáveis pelas ações de tratamento dos riscos e das ações de contingência.
Art. 4º O projeto básico ou termo de referência deverá ser elaborado pela unidade demandante a partir dos Estudos Preliminares.
Art. 5º O projeto básico ou termo de referência deverá conter os seguintes elementos, conforme modelo do Anexo IV, sem prejuízo de outros que melhor atendam às especificidades e complexidades de cada objeto:
I - definição do objeto, de forma clara, concisa e objetiva, bem como a natureza do objeto - comum, especial ou singular;
II - necessidade da contratação, referência ao objetivo que se pretende e se o objeto encontra-se incluído no plano anual de contratações;
III - descrição, quantidade a contratar/registrar e código de catalogação de material (CATMAT) ou de serviços (CATSER);
IV - valor estimado da licitação ou o máximo aceitável, divulgado no Edital ou após a fase de lances, de acordo com o modo de disputa;
V - garantia técnica do objeto, quando for o caso, com definição clara dos prazos e das condições de cobertura;
VI - condições, local e prazos de entrega do objeto e/ou da execução do serviço;
VII - prazo de vigência contratual;
VIII - metodologia de execução de serviços e/ou parâmetros da especificação ou desempenho de produtos e equipamentos, podendo-se adotar normas técnicas aplicáveis e/ou referências e certificações externas, quando for o caso;
IX - previsão de apresentação de amostra(s), se necessário, com as devidas justificativas e critérios objetivos de julgamento, com fixação de prazo para retirada da(s) amostra(s) após análise, bem como os critérios de comparação com a(s) amostra(s) para recebimento do objeto, conforme o caso;
X - pertinência de vistoria por parte do licitante, quando for o caso, preferencialmente prevendo como facultativa se instituída, e programando mecanismo de agendamento de visitas sem concomitância de interessados;
XI - exigências relativas à capacidade técnica e econômico-financeira do licitante, quando for o caso;
XII - garantia de execução do contrato, quando for o caso;
XIII - obrigações do contratante e da contratada relacionadas ao cumprimento do objeto;
XIV - procedimentos de fiscalização e gerenciamento do contrato ou da ata de registro de preços;
XV - condições para recebimento do objeto e/ou medição do resultado, com possível repercussão definida nos valores a serem pagos, quando for o caso;
XVI - prazo e condições de pagamento;
XVII - cronograma físico-financeiro, quando for o caso;
XVIII - hipóteses de inexecução parcial ou total do contrato, com respectivas penalidades aplicáveis, preferencialmente com previsão de graduação ou critérios de dosimetria das penas;
XIX - identificação do solicitante, contendo nome e assinatura do responsável pela elaboração do projeto básico/termo de referência.
Art. 6º A unidade demandante deverá verificar se o objeto da contratação encontra-se incluído no rol de contratações previstas e aprovadas no Plano de Contratações.
§ 1º O Plano de Contratações deverá ser elaborado pelas unidades demandantes no exercício anterior ao ano de sua execução, de modo a incluir todas as contratações necessárias ao alcance dos objetivos estabelecidos no Planejamento Estratégico do TJTO.
§ 2º O Plano de Contratações deverá ser submetido até o dia 30 de novembro de cada ano ao Presidente do Tribunal de Justiça do Tocantins, que deliberará sobre as ações e os investimentos a serem realizados no âmbito do Poder Judiciário do Tocantins.
§ 3º A Diretoria Administrativa ficará responsável em instruir os autos do plano de contratações e consolidar as demandas até o dia 31 de outubro de cada ano, com posterior apresentação à Diretoria Geral, o qual deverá conter, no mínimo:
I - o objeto da contratação;
II - a indicação das unidades demandantes;
III - os prazos de entrega dos Termos de Referência ou Projetos Básicos de cada uma das contratações pretendidas;
IV - a estimativa preliminar de preço;
V - a indicação da fonte de recurso, de acordo com a proposta orçamentária do Tribunal de Justiça do Tocantins.
§ 4º O plano de contratações, após aprovação do Presidente, será publicado na intranet/internet do Tribunal e encaminhado às demais diretorias responsáveis para fins de acompanhamento e controle de sua execução.
§ 5º O plano de contratações poderá ser revisado, sempre que necessário, devendo as inclusões e/ou alterações serem aprovadas pelo:
I - Diretor-Geral do Tribunal de Justiça do Tocantins, nos limites previstos nos incisos I, alínea “a”, e II, alínea “a”, do art. 23 da Lei nº 8.666, de 1993, observando a atualização anual dos valores, estabelecida pelo Poder Executivo Federal;
II – Presidente do Tribunal de Justiça do Tocantins, nos demais casos.
§ 6º O acompanhamento e o controle da execução do plano de contratações ficará sob a responsabilidade da Diretoria-Geral.
“Art. 6º O Plano Anual de Contratações – PAC deverá ser elaborado pelas diretorias anualmente, até o dia 30 de abril, na versão preliminar, e publicado até o dia 30 de outubro, consolidando as demandas de obras, serviços de engenharia, tecnologia da informação, bens e serviços comuns que pretendem contratar no exercício subsequente, bem como aquelas que pretendam prorrogar, na forma do art. 57 da Lei nº 8.666/93. (redação dada pela Instrução Normativa Nº 4, de 30 de abril de 2021)
§ 1º O PAC deverá conter, no mínimo, as seguintes informações:
I - o código do item, que, preferencialmente, e na medida do possível, deverá seguir a padronização dos Sistemas de Catalogação de Material ou de Serviços do SIASG;
II - a unidade requisitante do item;
III - a quantidade a ser adquirida ou contratada;
IV - a descrição sucinta ou do objeto;
V - a justificativa para a necessidade da aquisição ou contratação;
VI - os prazos de entrega dos Termos de Referência ou Projetos Básicos de cada uma das contratações pretendidas;
VII - a estimativa preliminar do valor;
VIII - o grau de prioridade da compra ou contratação, com graduações de alto, médio e baixo; e
IX - a data estimada para a compra ou contratação.
§ 2º Na elaboração do PAC, as diretorias deverão promover diligências necessárias para:
I - conciliá-lo aos prazos de elaboração das propostas;
II - agregar, sempre que possível, demandas referentes a objetos de mesma natureza;
III - construir o calendário de contratações;
IV - indicar as potenciais compras compartilhadas a serem efetivadas no exercício seguinte; e
V - promover a inclusão, exclusão ou o redimensionamento de itens do PAC, sempre que necessário.
§ 3º O PAC deverá ser submetido até o dia 30 de setembro de cada ano ao Presidente do Tribunal de Justiça do Tocantins, que deliberará sobre as ações e os investimentos a serem realizados no âmbito do Poder Judiciário Tocantinense.
§ 4º A Diretoria Administrativa ficará responsável em instruir os autos do PAC e unificar as demandas até o dia 30 de agosto de cada ano, com posterior apresentação à Diretoria Geral.
§ 5º O PAC deverá ser aprovado pelo Presidente, após seu alinhamento com a Lei Orçamentária Anual, publicado na intranet/internet do Tribunal, inclusive suas alterações, até quinze dias depois da publicação, e encaminhado às demais diretorias responsáveis para fins de acompanhamento e controle de sua execução.
§ 6º As unidades demandantes deverão verificar se o objeto da contratação encontra-se incluído no rol de contratações previstas e aprovadas no Plano Anual de Contratações – PAC.
§ 7º O PAC poderá ser revisado, sempre que necessário, devendo as inclusões e/ou alterações serem aprovadas pelo:
I - Diretor-Geral do Tribunal de Justiça do Tocantins, nos limites previstos nos incisos I, alínea “a”, e II, alínea “a”, do art. 23 da Lei nº 8.666, de 1993, observando a atualização anual dos valores, estabelecida pelo Poder Executivo Federal;
II - Presidente do Tribunal de Justiça do Tocantins, nos demais casos.
§ 8º O acompanhamento e o controle da execução do PAC ficará sob a responsabilidade da Diretoria Geral. (redação dada pela Instrução Normativa Nº 4, de 30 de abril de 2021)
Art. 7º O documento de oficialização da demanda, os estudos preliminares e o projeto básico/termo de referência deverão ser aprovados pelo Diretor responsável e, posteriormente, submetidos à Diretoria-Geral.
Art. 8º A unidade demandante será responsável por acompanhar a tramitação do processo de aquisição/contratação, desde o planejamento até o efetivo recebimento do objeto.
Art. 9º Quando a autoridade competente autorizar o modo de disputa aberto e fechado, os estudos preliminares, o valor estimado ou o valor máximo aceitável para a contratação, assim como a dotação e a reserva orçamentária, possuirão caráter sigiloso e serão disponibilizados exclusiva e permanentemente aos órgãos de controle externo e interno.
Parágrafo único. Os documentos referidos no caput deste artigo, tornar-se-ão públicos apenas e imediatamente após o encerramento do envio de lances.
Art. 10. O cumprimento desta Instrução Normativa não exclui a observância das demais normas pertinentes.
Art. 11. Os casos omissos serão submetidos à Diretoria Geral do Tribunal de Justiça para deliberação.
Art. 12. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se a Instrução Normativa nº 9, de 1º de outubro de 2019.
ANEXO I
(Instrução Normativa nº 1, de 14 de janeiro de 2020)
DOCUMENTO DE OFICIALIZAÇÃO DA DEMANDA (DOD)
Unidade Demandante:
Responsável pelo Planejamento:
Gestor do contrato:
1. Necessidade da contratação, com referência ao objetivo que se pretende e se o objeto encontra-se incluído no plano anual de contratações:
2. Objeto e quantitativo a ser contratado:
3. Previsão de data em que deve ser entregue o bem ou iniciada a prestação dos serviços:
4. Informações sobre a existência de aquisição ou contratação anterior, apresentando inclusive o quantitativo existente no almoxarifado ou patrimônio a serem levantadas com o auxílio da Diretoria Administrativa, quando for o caso, com base na série histórica dos últimos três anos, para identificar os quantitativos ou serviços efetivamente necessários e as inconsistências ocorridas nas fases do Planejamento da Contratação, Seleção do Fornecedor e Gestão do Contrato:
ANEXO II
(Instrução Normativa nº 1, de 14 de janeiro de 2020)
ESTUDOS PRELIMINARES
1. Soluções de mercado disponíveis à demanda pretendida
1.1. elaborar quadro identificando as soluções de mercado (produtos, fornecedores, fabricantes etc.) que atendem aos requisitos especificados e, caso a quantidade de fornecedores seja considerada restrita, verificar se os requisitos que limitam a participação são realmente indispensáveis, de modo a avaliar a retirada ou flexibilização destes requisitos;
1.2. considerar diferentes fontes, podendo ser analisadas contratações similares feitas por outros órgãos e entidades, com objetivo de identificar a existência de novas metodologias, tecnologias ou inovações que melhor atendam às necessidades da Administração.
2. Justificativa da escolha do tipo de solução a contratar
2.1. Preços referenciais;
2.2. Previsão orçamentária
2.3. Alinhamento ao plano de logística sustentável elaborado com o auxílio do Núcleo de Gestão Socioambiental
3. Unificação de aquisições ou contratações que tenham objetos de mesma natureza
4. Análise da viabilidade da contratação
ANEXO III
(Instrução Normativa nº 1, de 14 de janeiro de 2020)
MODELO DE GERENCIAMENTO DE RISCO
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ANEXO IV
(Instrução Normativa nº 1, de 14 de janeiro de 2020)
DIRETRIZES PARA ELABORAÇÃO DO PROJETO BÁSICO (PB) OU TERMO DE REFERÊNCIA (TR)
1. Objeto: definição do objeto, de forma clara, concisa e objetiva, bem como a natureza do objeto - comum, especial ou singular;
2. Necessidade da contratação: necessidade da contratação, referência ao objetivo que se pretende e se o objeto encontra-se incluído no plano anual de contratações;
3. Descrição do objeto: descrição, quantidade a contratar/registrar e código de catalogação de material (CATMAT) ou de serviços (CATSER);
4. Valor estimado da licitação: valor estimado da licitação ou o máximo aceitável, divulgado no Edital ou após a fase de lances, de acordo com o modo de disputa;
5. Garantia técnica: definição da garantia técnica do objeto, quando for o caso, com definição clara dos prazos e das condições de cobertura;
6. Condições, local e prazos de entrega do objeto e/ou da execução do serviço: definição das condições, local e prazos de entrega do objeto e/ou da execução do serviço;
7. Prazo de vigência contratual: definição do prazo de vigência contratual;
8. Metodologia: definição da metodologia de execução de serviços e/ou parâmetros da especificação ou desempenho de produtos e equipamentos, podendo-se adotar normas técnicas aplicáveis e/ou referências e certificações externas, quando for o caso;
9. Amostra: previsão de apresentação de amostra, se necessário, com as devidas justificativas e critérios objetivos de julgamento, com fixação de prazo para retirada da amostra após análise, bem como os critérios de comparação com a amostra para recebimento do objeto, conforme o caso;
10. Vistoria técnica: pertinência de vistoria por parte do licitante, quando for o caso, preferencialmente prevendo como facultativa se instituída, e programando mecanismo de agendamento de visitas sem concomitância de interessados;
11. Capacidade técnica e econômico-financeira: apresentação das exigências relativas à capacidade técnica e econômico-financeira do licitante, quando for o caso;
12. Garantia de execução do contrato: estabelecer a garantia de execução do contrato, quando for o caso;
13. Obrigações das partes: definição as obrigações do contratante e da contratada relacionadas ao cumprimento do objeto;
14. Fiscalização e gerenciamento: definição procedimentos de fiscalização e gerenciamento do contrato ou da ata de registro de preços;
15. Recebimento do objeto: condições para recebimento do objeto e/ou medição do resultado, com possível repercussão definida nos valores a serem pagos, quando for o caso;
16. Prazo e condições de pagamento: definição do prazo e das condições de pagamento;
17. Cronograma físico-financeiro: apresentação do cronograma físico-financeiro, quando for o caso;
18. Inexecução parcial ou total: definição das hipóteses de inexecução parcial ou total do contrato, com respectivas penalidades aplicáveis, preferencialmente com previsão de graduação ou critérios de dosimetria das penas;
19. Identificação do solicitante: contendo nome e assinatura do responsável pela elaboração do projeto básico/termo de referência.
Desembargador HELVÉCIO DE BRITO MAIA NETO
Presidente