(Revogado pelo Provimento n° 3/2023)
Dispõe sobre a automação cartorária e exigências para contratação de empresas de fornecimento de softwares pelas serventias extrajudiciais do Estado do Tocantins e os padrões de segurança do selo digital de fiscalização.
O CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA DO ESTADO DO TOCANTINS, no uso de suas atribuições legais e regimentais,
CONSIDERANDO que compete à Corregedoria-Geral de Justiça a edição de atos normativos destinados a regulamentar o correto, eficaz e eficiente funcionamento dos órgãos jurisdicionais sob a sua competência, assim como dos serviços notariais e registrais do Estado do Tocantins e, por conseguinte, a melhoria da prestação do serviço extrajudicial delegado;
CONSIDERANDO a Resolução nº 13/2011, do Poder Judiciário do Estado do Tocantins, que instituiu o Sistema de Gestão Integrada das Serventias Extrajudiciais (Gise) como ferramenta eletrônica de monitoramento dos atos praticados pelas serventias extrajudiciais do Estado do Tocantins, interligando-as com a Corregedoria-Geral da Justiça e o Funcivil;
CONSIDERANDO a necessidade de aprimoramento da segurança jurídica e dos recursos de certificação dos atos dos registradores e notários dos serviços extrajudiciais do Estado do Tocantins; e
CONSIDERANDO a publicação da Lei Estadual nº 3.408, de 31 de dezembro de 2018, que instituiu o selo de Fiscalização Eletrônico do Poder Judiciário do Estado do Tocantins.
RESOLVE:
Título I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º As serventias extrajudiciais devem desempenhar suas atividades mediante a adoção obrigatória e o uso intensivo de recursos de informática, como instrumento essencial à adequada e eficiente prestação dos seus serviços.
Art. 2º Os sistemas de automação específicos para a execução das atividades notariais ou de registro são de livre escolha do titular da serventia.
Parágrafo único. Não serão reconhecidos, como sistemas de automação, os programas utilizados para funções genéricas ou de uso comum, como editores de texto, planilhas de cálculo ou de armazenamento de informações.
Art. 3º A implantação ou adequação do sistema adotado pela serventia deverá ser precedido de:
I. aquisição, adequação, configuração e manutenção da rede elétrica e lógica, de hardware, de sistema operacional e de software para a segurança da informação (antivírus, antispyware, firewall, antissequestro, etc.);
II. acesso à internet em suas dependências, de uso exclusivo da serventia, que possibilite a troca de dados do sistema de automação em uso na serventia com o sistema do Tribunal de Justiça do Estado do Tocantins, o acesso à área restrita, além do recebimento e envio de arquivos eletrônicos;
III. meios que permitam o funcionamento do sistema por tempo suficiente para gravação dos atos não finalizados na hipótese de ausência temporária de energia elétrica (nobreak com autonomia mínima de 30 minutos).
Art. 4º Fica proibido o uso de mais de um sistema de automação para uma única especialidade.
Título II
DOS SISTEMAS DE AUTOMAÇÃO
Art. 5º Os sistemas de automação e gerenciamento dos serviços notariais e registrais deverão:
I. elaborar, imprimir e gravar eletronicamente todos os atos lavrados na serventia;
II. vincular ao ato praticado o Selo Digital de Fiscalização como última etapa, considerando assim o ato finalizado;
III. impossibilitar alterações no ato praticado, após a aplicação do Selo Digital de Fiscalização Extrajudicial;
IV. garantir correspondência entre o ato lavrado e as informações eletrônicas constantes no sistema de automação, por meio da apropriação do Selo Digital de Fiscalização que serão transmitidos via web service para o Sistema de Gestão Integrada das Serventias Extrajudiciais - GISE, do Tribunal de Justiça do Estado do Tocantins;
V. ordenar eletronicamente o estoque dos Selos Digitais de Fiscalização Extrajudicial da serventia e impedir a sua utilização em duplicidade;
VI. possibilitar a consulta e geração de relatórios (eletrônicos e impressos) referentes ao estoque e à utilização dos Selos Digitais de Fiscalização Extrajudicial, tanto daqueles livres, quanto os utilizados;
VII. permitir consulta e emissão de relatórios, com base em qualquer das informações das guias e recibos;
VIII. cadastrar todas as pessoas que figurarem nos diversos atos praticados pela serventia, à exceção de autenticações que deverão conter o nome do solicitante e CPF, por meio de:
a. leitura biométrica da digital capturada através de scanner ou outra tecnologia; e
b. captura da imagem facial em meio digital.
IX. possibilitar a busca pelo nome completo, prenome e sobrenome das partes, pelo número de inscrição no Cadastro das Pessoas Físicas (CPF) ou Jurídicas (CNPJ) do Ministério da Fazenda, ou pelo número do registro geral da cédula de identidade, e, quando disponível, o número da certidão de nascimento, entre outros dados, visando facilitar o acesso, a emissão de certidões e a fiscalização dos atos pela Corregedoria-Geral da Justiça.
X. conter módulos ou rotinas específicas para fins de controle de:
a. contabilidade e registro de receitas e despesas;
b. relatório de atos notariais e registrais lavrados;
c. controle da aquisição e utilização dos selos digitais;
d. emissão de relatórios exigidos pela legislação fiscal;
e. emissão dos relatórios exigidos pela Corregedoria-Geral da Justiça.
XI. gerenciar o protocolo e gerar recibo, todos eletrônicos, armazenando a respectiva via;
XII. possuir mecanismo de auditoria, capaz de identificar todas as operações executadas pelos usuários, com trilha de auditoria própria que permita a identificação do responsável pela confecção ou por eventual modificação dos atos, bem como da data e hora de efetivação, devendo ainda possuir formas de autenticação por certificação digital própria ou por biometria, além de usuário e senha associados aos perfis pessoais com permissões distintas, de acordo com a função, não sendo permitido o uso de “usuários genéricos”.
XIII. gerar escrituras, matrículas, averbações, certidões eletrônicas, e demais atos, e possibilitar suas impressões;
XIV. atender aos padrões técnicos do Selo Digital de Fiscalização do Serviço Extrajudicial estabelecidos pela Corregedoria-Geral da Justiça, disponibilizados no sistema GISE, no perfil "área do desenvolvedor";
XV. utilizar a nomenclatura dos atos e os valores em conformidade com a lei de emolumentos vigente, inclusive com as correções monetárias publicadas anualmente;
XVI. adaptar-se as mudanças, implementações e adequações promovidas no sistema GISE, no prazo de até 90 dias, a depender da complexidade.
XVII. Disponibilizar à Corregedoria-Geral da Justiça um módulo de correição on-line que permita a visualização dos livros e atos realizados pela serventia, bem como a documentação que deu origem, de modo a possibilitar a fiscalização contínua da atividade notarial e de registro, pelo Poder Judiciário, nos termos da Lei Federal nº 8.935, de 18 de novembro de 1994, e Lei Complementar Estadual nº 112, de 3º de abril de 2018.
a. Os sistemas de automação contratados pelas serventias em atividade terão um prazo de seis meses, a partir da publicação deste Provimento, para disponibilizar o módulo de correção on-line, apenas para visualização, bem como as senhas de acesso aos servidores indicados pela Corregedoria.
Art. 6º O sistema de automação contemplará os seguintes requisitos técnicos:
I. registro das informações em banco de dados, de forma tabelada e estruturada;
II. integração com o sistema GISE do Tribunal de Justiça do Estado do Tocantins, o qual se dará através da troca de dados em formato XML, utilizando-se de web services, por meio dos protocolos HTTP e HTTPS;
III. Todos os livros e atos eletrônicos praticados pelos serviços notariais e de registro deverão ser arquivados de forma a garantir a segurança e a integridade de seu conteúdo.
a) Os livros e atos eletrônicos que integram o acervo dos serviços notariais e de registro deverão ser arquivados mediante cópia de segurança (backup) feita em intervalos não superiores a 24 horas.
b) Ao longo das 24 horas mencionadas no parágrafo anterior, deverão ser geradas imagens ou cópias incrementais dos dados que permitam a recuperação dos atos praticados a partir das últimas cópias de segurança até pelo menos 30 minutos antes da ocorrência de evento que comprometa a base de dados e informações associadas.
c) A cópia de segurança mencionada no § 1º deverá ser feita tanto em mídia eletrônica de segurança quanto em serviço de cópia de segurança na internet (backup em nuvem).
d) A mídia eletrônica de segurança deverá ser armazenada em local distinto da instalação da serventia, observada a segurança física e lógica necessária.
e) Os meios de armazenamento utilizados para todos os dados e componentes de informação relativos aos livros e atos eletrônicos deverão contar com recursos de tolerância a falhas.
IV. possuir manuais de usuário impressos ou eletrônicos;
VII. o banco de dados eletrônico, bem como o arquivo de segurança, integrará o acervo da respectiva serventia e deverá ser transmitido ao novo titular da delegação em caso de extinção da delegação anterior, ou ao novo responsável pela delegação, em conjunto com os softwares que permitam o seu pleno uso e atualização.
Título III
DOS ARQUIVOS DE SEGURANÇA
Art. 7º Para a necessária segurança e conservação dos registros constantes dos livros da serventia extrajudicial, deverá ser implementado procedimento de digitalização do acervo de modo a garantir a perpetuação desses registros contra problemas decorrentes de sinistros e armazenar de forma segura e eficiente, que garanta fácil acesso, preservação e integridade dos documentos.
Art. 8º No procedimento de digitalização deverão ser obrigatoriamente observadas as seguintes etapas:
I. os documentos que darão suporte à prática dos atos registrais e notariais que não forem nativamente eletrônicos, ou os que decorrerem desses atos, deverão ser digitalizados por meio de processo de captura digital, a partir dos documentos originais, gerando representantes digitais fidedignos ao original;
II. os arquivos decorrentes da digitalização de documentos em substituição ao arquivamento de vias originais serão assinados digitalmente pelo titular da delegação, ou seu substituto, ou preposto devidamente autorizado, mediante uso de certificado digital ICP-Brasil, inclusive com a inclusão de carimbo de tempo;
III. a indexação dos documentos digitais ou digitalizados será feita, no mínimo, com referência aos atos (livro, folha, número, número da prenotação e Selo Digital de Fiscalização) onde foram utilizados ou em razão do qual foram produzidos, bem como quanto ao nome daqueles que figuraram no ato, de modo a facilitar sua localização e conferência, por sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).
Art. 9º Todos os dados e imagens deverão ser armazenados de forma segura e eficiente, que garanta fácil localização, preservação e integridade, mediante soluções comprovadamente eficazes de Recuperação de Desastres (DR – Disaster Recorevy), entre eles, testes periódicos.
Parágrafo Único. A serventia extrajudicial promoverá a criação de cópia de segurança ou arquivo redundante (backup), com frequência necessária a garantir a recuperação plena das informações a qualquer tempo.
Título IV
DO SELO DIGITAL DE FISCALIZAÇÃO
Art. 10. O Selo de Fiscalização Eletrônico instituído pela Lei Estadual nº 3.408/2018, tem por objetivo aperfeiçoar o sistema de controle administrativo da atividade notarial e registral, buscando garantir transparência e segurança jurídica aos atos oriundos dos respectivos serviços, implementado por meios eletrônicos de processamento de dados, integrando a forma de todos os atos extrajudiciais.
§ 1º É obrigatória a utilização do Selo Digital de Fiscalização em todos os atos notariais e registrais.
§ 2º É vedada a função que possibilite a reutilização do Selo Digital de Fiscalização.
Art. 11. Os elementos constitutivos do selo não poderão ser sobrepostos, assegurada a sua plena visualização.
Art. 12. Cada Selo Digital de Fiscalização ostentará sequência alfanumérica única, sendo composto por três partes:
I. Código CNS da serventia;
II. Código do Selo: constituído por 3 (três) caracteres alfabéticos e 6 (seis) numéricos, fornecidos exclusivamente pela Corregedoria-Geral da Justiça do Estado do Tocantins, por meio do Sistema GISE;
III. Dígitos Verificadores: constituído por 3 caracteres alfanuméricos, gerados exclusivamente pelo sistema de automação da serventia.
Art. 13. A junção dos incisos "I", "II" e "III" do art. 12 obedecerá ao seguinte padrão CNSAAA000000-XXX (Código CNS, três letras, seis números e três caracteres alfanuméricos).
Art. 14. Deverá constar junto com o código do selo o Texto: “Confirme a Autenticidade http://www.tjto.jus.br”
Art. 15. O selo será impresso no próprio ato, sempre ao final de todas as informações, no canto inferior direito, e no ato que admita o uso de etiqueta, deverão ser incluídos seus elementos constitutivos, conforme os padrões estabelecidos no anexo I deste provimento.
Art. 16. Tanto na via do ato que for entregue ao interessado, quanto na via que ficar arquivada na serventia, deverá ser estampado o Selo Digital de Fiscalização utilizado no ato praticado e o QR Code, conforme o padrão de impressão disponibilizado no sistema GISE, que possibilite a consulta de sua autenticidade.
Art. 17. O sistema de software da serventia deverá solicitar os lotes de selos de fiscalização exclusivamente por meio do serviço web service, seguindo os padrões técnicos disponibilizados no sistema GISE.
Art. 18. Na hipótese de consumo equivocado de selo, decorrente de falha durante a lavratura do ato ou operacional do sistema informatizado de automação, o delegatário deverá deduzir, via Comunica GISE, pedido de cancelamento, fundamentado e acompanhado de documentação ou parecer técnico da empresa fornecedora.
Art. 19. As informações de estoque de selos, incluindo selos livres e utilizados, por especialidade, deverão estar disponíveis no sistema da serventia, possibilitando a consulta por lotes e selos individuais.
Art. 20. O sistema deverá enviar ao GISE as informações dos selos digitais em no máximo 30 minutos após a sua utilização
Art. 21. Os Selos Digitais adquiridos fazem parte do acervo da serventia, devendo ser transmitido ao sucessor em qualquer caso de alteração do delegatário titular, interino ou interventor.
Título V
DAS PENALIDADES
Art. 22. O atendimento às exigências estabelecidas neste provimento e seus anexos com relação aos softwares utilizados pelas serventias extrajudiciais será fiscalizado pela Corregedoria-Geral da Justiça.
Art. 23. A serventia extrajudicial que mantiver contrato de prestação de serviço e fornecimento de software com empresa que não atenda aos padrões estabelecidos neste provimento e anexos incorrerá em falta administrativa disciplinar, passível de bloqueio de fornecimento de selos de fiscalização eletrônico.
Art. 24. A falta de aplicação do Selo Digital e seus padrões técnicos estabelecidos neste provimento e anexos constitui ilícito administrativo, sendo considerada falta grave a ser apurada na forma da legislação vigente, sujeitando o titular, interino e ou interventor da serventia às penalidades previstas nos arts. 32, III e IV; 33, III e 35, da Lei Federal nº 8.935/1994, sem prejuízo das sanções civis e criminais.
Art. 25. A perda do banco de dados ou arquivo de segurança configura infração disciplinar de natureza grave e implicará responsabilização administrativa do delegatário titular quando apurada em processo administrativo disciplinar, e nos casos de interino ou interventor em processo administrativo.
Título VI
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 26. O Conselho Gestor do Sistema GISE poderá propor alterações a este provimento.
Art. 27. A solicitação, geração, aquisição, disponibilização, utilização, transmissão de dados e consulta pública à validade do Selo de Fiscalização Eletrônico para a prática dos atos notariais e registrais obedecerão às normas contidas neste provimento e seus anexos
Art. 28. Fixa-se o prazo de 90 dias para que as empresas que atualmente prestam serviços às serventias extrajudiciais se adequem ao disposto neste provimento, contados a partir da data da publicação.
ANEXO ÚNICO
SELO DIGITAL DE FISCALIZAÇÃO
1 – FINALIDADE
O Selo Digital de Fiscalização tem o objetivo de aprimorar a segurança dos atos praticados nas serventias extrajudiciais do Estado do Tocantins.
Sua utilização é obrigatória em todos os atos praticados pelas serventias extrajudiciais, como meio de controle e fiscalização dos atos notariais e registrais, conferindo assim autenticidade ao ato. Essa inovação do Poder Judiciário Tocantinense garante o maior controle do sistema de fiscalização e o oferecimento de segurança aos atos praticados no serviço notarial e de registro, o que implica maior segurança jurídica e inegável garantia aos direitos de cidadania insertos na Constituição da República Federativa do Brasil.
Mantidos os demais aspectos, o enfoque do Selo Digital sobre a questão da segurança visa atender às recentes necessidades das serventias, do próprio Poder Judiciário e de todos os usuários do serviço notarial e de registro.
2 – NECESSIDADE
A utilização do selo de fiscalização é de fundamental importância para a consecução dos objetivos que levaram a sua instituição. O correto uso deste importante instrumento permitirá aos usuários dos serviços a possibilidade de conferir que o ato foi realmente confeccionado em uma serventia. De outra parte, só assim os serventuários deficitários serão ressarcidos pelos atos que praticarem, medida essencial à saúde financeira de algumas serventias.
3 – CARACTERÍSTICAS
Seguem as características do Selo Digital de Fiscalização que deverão ser utilizadas por todas as serventias extrajudiciais:
Resolução: 300ppi.
Tamanho (largura x altura): 720x360 pixels (aprox. 6,0x3,0 cm).
Borda contínua: 3 pixels.
Espaçamento entre linhas: 1,2 linha.
Elementos:
1. “Poder Judiciário”.
Posição: primeira linha, topo do selo, centralizado.
Fonte: Arial, 8 pts.
2. “Estado do Tocantins”.
Posição: segunda linha, centralizado.
Fonte: Arial, 8 pts.
3. Identificação “Selo Digital de Fiscalização”.
Posição: terceira linha, centralizado.
Fonte: Arial, 8 pts.
4. Tipo do Selo (NOTAS, IMÓVEIS, PROT., RTD, RCPJ, RCPN).
Posição: quarta linha, centralizado.
Fonte: Arial, 8 pts.
5. Número do Selo e Dígitos Validadores.
Posição: quinta linha, centralizado.
Fonte: Arial, Negrito, 11 pts.
Formato: Código do Cadastro Nacional das Serventias - CNS, estabelecido pelo Conselho Nacional de Justiça, Três caracteres alfabéticos, seguidos de seis numéricos, hífen e mais três caracteres alfabéticos.
6. Mensagem “Confira a autenticidade do ato em:”.
Posição: sexta linha, centralizado.
Fonte: Arial, 8 pts.
7. Mensagem “http://www.tjto.jus.br”.
Posição: sétima linha, centralizado.
Fonte: Arial, Negrito, 10 pts.
8. QR Code.Tamanho: 2,0x2,0 cm
Posição: localizado à esquerda do texto, centralizado
Versão do código: 6
Nível de correção: Q
Tipo: URL
URL:https://gise.tjto.jus.br/Gise/qr?c=123456AAA000000&v=AAA
Observação: A variável ‘c’ recebe o código do selo e ‘v ‘ o código de validação.
Estampa:
4 – QUANDO DEVE SER UTILIZADO
Conforme a Lei Estadual nº 3.408/2018, a utilização do Selo Digital de Fiscalização é obrigatória em todos os atos praticados pelas serventias, e para cada ato um único selo, devendo ser impresso no próprio ato, igualmente reproduzidos nos translados, no canto inferior direito, e nos atos de autenticação de documentos, reconhecimento de firma e reconhecimento de firma em documento D.U.T. bem como nos demais atos em que o selo é impresso na etiqueta, ressalvada a identificação da serventia, deverá ser impresso o selo conforme o modelo antes apresentado, com sua figura padrão. Quanto ao QR Code na etiqueta seguirá as seguintes características:
QR Code: Tamanho 1,2x1,2 cm, versão 6 (pode variar dependendo da quantidade de selos relacionados), nível de correção Q, tipo URL, URL “https://gise.tjto.jus.br/Gise/qr?c=123456AAA000000&v=AAA”, devendo ser informado no campo “c” o número do selo e no campo ‘v’ seus dígitos verificadores.
Caso seja necessário, pode haver a quebra de página para acomodar o selo digital ao final do ato, assim como, nas situações em que forem aplicados dois ou mais selos, deverão ser eles apostos lado a lado.
Os elementos constitutivos do Selo Digital de Fiscalização não poderão ser sobrepostos, assegurada ao usuário sua plena visualização.
5 - TIPOS DE SELOS DIGITAIS DE FISCALIZAÇÃO
Com a introdução do Selo Digital de Fiscalização, os tipos de selos foram reduzidos de modo a serem utilizados apenas o tipo isento, normal e especial (D.U.T. escritura com valor). A partir da adoção da nova sistemática, não mais existirão selos “Múltiplos”(pago – 2 atos, pago – 4 atos, D.U.T. – 2 atos), como também será extinta a forma de aquisição "Emergencial". Os selos “D.U.T.” serão utilizados nos atos de reconhecimento de firma lançada em documento de transferência de veículo automotor, e os selos “escritura com valor” nos traslados dos atos notariais que visem dispor de bens ou direitos de conteúdo apreciável, dentre outros, aqueles referentes à transmissão e divisão de propriedade e constituição de ônus reais (Lei Complementar Estadual n. 265/2006, art.8º, e Lei Complementar Estadual n. 219/2001, Regimento de Emolumentos, Tabela I, item n. 1).
5.1 – SELO DIGITAL DE FISCALIZAÇÃO ISENTO E OU GRATUITO
Nos atos em que a lei conceda isenção de emolumentos será aplicado o selo com o status de “Isento” e ou “Gratuito”, sem ônus para o usuário.
5.2 – SELO DIGITAL DE FISCALIZAÇÃO DIFERIDO
Nos atos em que tiverem os emolumentos, taxa de fiscalização judiciária e o Funcivil postergados, estes inicialmente ficarão com o status de “Diferido”, e quando da sua conclusão o status mudará para “Diferido Concluído”.
5.3 – SELO DIGITAL DE FISCALIZAÇÃO TRIBUTADO
Nos demais atos, mesmo naqueles em que legalmente for conferida redução do valor dos emolumentos, serão aplicados selos com o status de “tributado” e especiais - D.U.T. e escritura com valor, conforme o caso.
O Selo Digital de Fiscalização será pago pelo usuário dos serviços das serventias nos atos notariais ou registrais que não forem objeto de isenção, bem como nas hipóteses em que houver redução do valor dos emolumentos, conforme as exigências a seguir discriminadas:
6 – FORMA DE UTILIZAÇÃO
Os elementos constitutivos do selo digital não poderão ser sobrepostos, assegurando-se ao usuário sua plena visualização.
A serventia, dotada de mais de um sistema de automação, poderá solicitar e consumir o Selo Digital de Fiscalização em cada um deles, respeitado o limite de um sistema por especialidade de serviço (notas, protesto de títulos, registro civil das pessoas naturais, registro de imóveis, registro civil das pessoas jurídicas e de títulos e documentos).
O consumo de selos, em toda a serventia, deve se dar de modo sequencial ou alternado na medida em que os atos forem sendo praticados, ou seja, no momento em que eles forem finalizados no sistema de automação, automaticamente será utilizado um selo digital de fiscalização do lote em uso, somente utilizando o segundo lote disponível após utilização de 100% do primeiro.
7 – UTILIZAÇÃO EQUIVOCADA DE SELOS
Quando o ato, mesmo depois de conferido, for concluído e enviado ao Sistema GISE com equívoco, seja de digitação ou conteúdo, independentemente dos procedimentos de retificação constantes da legislação própria, o responsável pela serventia poderá solicitar o reajuste do selo ou o cancelamento a pedido, já devidamente declarado e registrado no sistema GISE.
Em hipótese alguma haverá estorno do selo digital de fiscalização eletrônico para sua reutilização.
7.1 – REAJUSTE DO SELO
Ocorrendo inconformidade ou erro material dos dados que foram declarados junto ao selo Digital de Fiscalização o delegatário, por meio do sistema GISE – Ajustes – Solicitar ajuste de selo, solicitará o reajuste, devendo para tanto:
7.2 – CANCELAMENTO DO SELO
Na hipótese de utilização equivocada do selo digital de fiscalização, decorrente de falha operacional do sistema de automação, cancelamento do ato que não produziu efeitos contra terceiros, o delegatário, por meio do sistema GISE – Ajustes – Solicitar Cancelamento de selo, comunicará tal fato à Corregedoria-Geral da Justiça, solicitando o Cancelamento do selo, devendo para tanto:
Desembargador JOÃO RIGO GUIMARÃES
Corregedor-Geral da Justiça