Dispõe sobre a sistematização das regras necessárias à implementação do Sistema Eletrônico de Informações – SEI, no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Tocantins.

 

A PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO TOCANTINS, no uso da atribuição que lhe confere o art. 48, inciso II, da Constituição do Estado, e com fulcro no art. 12, § 4o, do Regimento Interno do Tribunal de Justiça do Estado do Tocantins, aprovado pela Resolução No 004/2001 e,

CONSIDERANDO o contido nos autos PA-44107, no qual consta a Resolução Nº 22, de 28 de novembro 2011, que implantou o Sistema Eletrônico de Informações – SEI, no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Tocantins, e, em especial, o disposto em seu art. 2º, que traz a previsão de que as regras procedimentais necessárias à implementação de referido sistema serão baixadas por ato da Presidência deste Tribunal;

RESOLVE aprovar a seguinte INSTRUÇÃO NORMATIVA:

 

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

 

Art. 1º A sistematização das regras necessárias à implementação do Sistema Eletrônico de Informações – SEI, no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Tocantins, é disposta nesta Instrução Normativa.

 

CAPÍTULO II

DA COMPETÊNCIA

 

Art. 2º Compete à Diretoria Administrativa, unidade de apoio da Diretoria Geral deste Tribunal, a implantação, implementação e gestão do Sistema Eletrônico de Informações – SEI.

Art. 3º Incumbe à Secretaria de Processos Administrativos a consultoria aos usuários do Poder Judiciário Estadual, bem como o arquivamento dos documentos físicos probatórios inseridos no SEI.

 

CAPÍTULO III

DAS REGRAS PROCEDIMENTAIS

 

Art. 4º É fixado que toda documentação administrativa deste Tribunal, dar-se-á, exclusivamente, por meio do SEI, a partir de 12 de dezembro de 2011.

§1º São consideradas documentações administrativas, as comunicações entre o Tribunal e as unidades organizacionais, assim compreendidas qualquer órgão judicial e/ou unidade administrativa do Poder Judiciário Estadual, incluindo Presidência, Coordenações, Gabinetes de Desembargadores, Diretorias, Câmaras, Secretarias Judiciárias e Administrativas, Diretorias dos Foros, Juizados e Varas.

§2º A documentação administrativa de origem externa ao Tribunal será recebida e distribuída no SEI pela Secretaria de Processos Administrativos, por meio do Serviço de Protocolo Administrativo.

Art. 5º É estabelecido que os documentos externos que forem digitalizados e inseridos no SEI, bem como aqueles gerados no próprio sistema, serão considerados originais, tramitando somente em meio eletrônico.

§1º Os documentos digitalizados que não possuam conteúdo probatório deverão ser eliminados na própria unidade que os cadastrou.

§2º As certidões, os contratos, as notas fiscais e os demais documentos comprobatórios originais emitidos por entes externos ao Poder Judiciário Estadual deverão ser encaminhados, após inserção no SEI, à Secretaria de Processos Administrativos para arquivamento.

§3º Os procedimentos de atestação de faturas e/ou recibos serão realizados no SEI a partir de sua implantação.

§4º A responsabilidade pelo envio imediato para guarda dos documentos referidos no §2º deste artigo é da unidade que os inseriu no sistema;

§5º Antes de seu envio para arquivamento, o número de sete dígitos do documento gerado pelo sistema, juntamente com a sigla SEI, deverá ser registrado fisicamente na parte superior direita do documento.

Art. 6º Os processos administrativos, sigilosos ou não, em tramitação ou já arquivados na instituição, poderão ser eliminados assim que digitalizados, depois de retirados os documentos mencionados no §2º do art. 5º, os quais seguirão a sistemática
prevista nos §§3º a 5º do mesmo artigo.

Art. 7º São considerados sigilosos, para os efeitos desta Instrução Normativa, os tipos processuais assim previamente classificados no SEI.

Parágrafo único. A solicitação de inclusão de novos tipos processuais de caráter sigiloso deverá ser encaminhada ao gestor do sistema, que submeterá a proposta à Presidência

Art. 8º Somente será possível a conversão de processos administrativos públicos ou reservados em processos sigilosos se for realizada a alteração do tipo processual no sistema.

Art. 9º O acesso a processos sigilosos só poderá ocorrer se for concedida credencial de acesso pela unidade geradora do processo.

§1º A responsabilidade pela atribuição de credencial de acesso ao processo sigiloso é da autoridade que fizer a concessão.

§2º A atribuição de credencial para autoridade de outra unidade deverá ser efetivada sempre para o magistrado ou, na área administrativa, para o responsável máximo pela diretoria correspondente.

§3º O detentor de credencial em processos sigilosos, concluídos ou em tramitação, que tenha sua lotação ou função alterada, deverá comunicar à autoridade credenciante, sob pena de responsabilidade funcional, para as providências legais.

 

CAPÍTULO IV

DA ASSINATURA

 

Art. 10. Os documentos produzidos no SEI, que sejam dirigidos a órgãos externos, deverão ser assinados de forma digital, no padrão ICP-Brasil, por certificado vinculado à Autoridade Certificadora AC-Jus.

Art. 11. Os documentos produzidos no SEI, não abrangidos na previsão do artigo anterior, poderão ser assinados mediante autenticação por conferência de sigla e senha de acesso que possibilite identificação inequívoca do usuário responsável, bem
como da forma digital, no padrão ICP-Brasil.

Art.12. Os documentos transcritos por suporte digital, certificados por assinatura digital conforme previsto no art. 10 ou por autenticação na forma do art. 11, têm o mesmo valor dos originais.

 

CAPÍTULO V

DAS DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS

 

Art.13. Até que seja realizada a capacitação dos servidores das comarcas, as documentações administrativas oriundas destas serão tratadas como de origem externa e poderão ser recebidas e distribuídas por meio do Serviço de Protocolo Administrativo e/ou respectivas Diretorias/Secretaria das Câmaras ou unidade delegada para tal função.

Art.14. Os procedimentos administrativos já existentes em meio físico, em especial, os processos de contratação de caráter continuado, serão digitalizados e lançados no sistema de acordo com as necessidades de cada unidade responsável, sendo
obrigatório que na denominação do arquivo digitalizado que dará início ao processo conste a identificação deste por meio da sigla “PA” seguida do número de registro.

Art. 15. Os documentos de atestação de notas fiscais e/ou recibos oriundos das comarcas serão digitalizados e inseridos no SEI na Secretaria do Tribunal até que o sistema seja implantado nestas.

 

CAPÍTULO VI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

 

Art.16. Incumbe à Diretoria de Gestão de Pessoas comunicar, imediatamente, após o ato, o desligamento de qualquer servidor deste Tribunal à unidade gestora do sistema, para fins de exclusão das permissões de acesso.

Art. 17. Os casos omissos e excepcionais serão resolvidos pela Presidência.

Art.18. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Palácio da Justiça Rio Tocantins, em Palmas, aos 7 dias do mês de dezembro do ano de 2011.

 

Desembargadora JACQUELINE ADORNO
Presidente