Resolução Nº 2, de 3 de fevereiro de 2022

Estabelece a política de gestão documental para os processos judiciais e administrativos no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Tocantins.

O TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO TOCANTINS, no uso de sua competência definida no art. 96, inciso I, da Constituição da República, e atribuições legais; e

CONSIDERANDO que a Constituição Federal de 1988, art. 5º, XIV e XXXIII c/c art. 216, § 2º, a lei nº 12.527, de 2011 e os Decretos nº 48.897, de 2004 e nº 58.052, de 2012 determinam o estabelecimento de política governamental para gestão documental que atenda, dentre outros preceitos fundamentais, o acesso à informação;

CONSIDERANDO que, nos termos do art. 2º da Lei nº 8159, de 1991, a gestão de documentos consiste no “[...] conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, classificação, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”;

CONSIDERANDO as disposições da Lei nº 8.159, de 1991 no sentido de a gestão documental dever contemplar especial proteção ao conjunto de documentos produzidos em decorrência do exercício de sua missão institucional, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza do documento, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação;

CONSIDERANDO a Lei nº 13.709, de 2018 – LGPD, que impõe a adoção de medidas técnicas e administrativas de proteção que obstem a destruição, perda, alteração, comunicação ou acesso indevidos a dados pessoais;

CONSIDERANDO a Lei nº 12.682, de 2012 e a Lei nº 11.419, de 2006, que disciplinam a geração, a tramitação, o acesso e a guarda de documentos em meio eletrônico ou eletromagnético;

CONSIDERANDO a Resolução CNJ nº 324, de 2020, que determina aos tribunais a observância das normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário;

CONSIDERANDO a Resolução nº 26, de 2008 (alterada pela Resolução nº 30, de 23 de dezembro de 2009), do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, que estabelece diretrizes básicas de gestão documental a serem adotadas nos arquivos do Poder Judiciário;

CONSIDERANDO ser conveniente e oportuno modernizar a gestão dos documentos depositados nos arquivos do Poder Judiciário, de modo a garantir integridade, preservação e eventual eliminação;

CONSIDERANDO ser a padronização um dos instrumentos promotores da eficiência operacional necessária à promoção da ótima duração do processo judicial e administrativo, garantia convencional, constitucional e legal de inegável centralidade no planejamento estratégico do Poder Judiciário tocantinense;

CONSIDERANDO que os procedimentos relacionados ao ciclo de vida dos documentos têm por finalidade tornar assertivas a recuperação e a disseminação da informação, interna e externamente ao Poder Judiciário, com o que se concretiza, num só jato, o direito fundamental de acesso à informação e promove-se a eficiência operacional;

CONSIDERANDO a decisão do Tribunal Pleno desta Corte tomada na 1ª Sessão Ordinária Administrativa - Virtual, realizada em 03 de fevereiro de 2022, constante no processo SEI nº ­­­­­­­21.0.000003168-0,

RESOLVE:

Art. 1º Fica estabelecida a Política de Gestão Documental do Poder Judiciário do Estado do Tocantins para os processos judiciais e administrativos, fundamentada nos princípios da legalidade, transparência, proteção de dados, eficiência, finalística e responsável.

Art. 2º Para fins desta Resolução, compreendem-se:

I – Gestão Documental como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos e processos recebidos e tramitados pelos órgãos do Poder Judiciário no exercício das suas atividades, inclusive administrativas, independentemente do suporte de registro da informação; e

II - Documento como o registro da informação, independente da natureza ou suporte, podendo ser físico ou digital.

Art. 3º O Programa de Gestão de Documentos tem por objetivo assegurar a proteção, a destinação, a guarda, a preservação e o acesso aos documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades jurisdicionais e administrativas, e consiste em:

I - manter os documentos em ambiente físico e/ou eletrônico seguro, seja ele local ou em nuvem, e na implementação de estratégias de preservação desses documentos desde sua produção e pelo tempo de guarda estabelecido;

II - definir responsabilidades, classificar, avaliar e descrever documentos institucionais mediante a utilização de normas e instrumentos padronizados, visando preservar as informações indispensáveis à administração da instituição, à gestão judiciária, à garantia dos direitos individuais e à memória institucional;

III - racionalização da produção de documentos e a sua retenção somente pelo período estabelecido nos instrumentos de gestão documental do Poder Judiciário do Tocantins;

IV - padronizar as espécies, tipos, classes, assuntos e registros de movimentação de documentos e processos;

V - adoção de critérios de transferência e recolhimento de documentos físicos e processos não digitalizados ou não digitalizáveis às unidades de guarda e preservação;

VI - orientação e treinamento de magistrados e servidores;

VII - aplicação das políticas de segurança da informação e correlatas, aprovadas pelo Tribunal de Justiça.

PRINCÍPIOS E DIRETRIZES DA POLÍTICA DE GESTÃO DOCUMENTAL

Art. 4º São princípios e diretrizes da Política de Gestão documental no âmbito do Tribunal de Justiça do Estado do Tocantins:

I – garantia de acesso a informações necessárias ao exercício de direitos;

II – promoção da cidadania por meio do pleno acesso ao patrimônio arquivístico, bibliográfico, museográfico, histórico e cultural gerido e custodiado pelo Poder Judiciário;

III – guarda de documentos ou informações necessários à extração de certidões acerca do julgado, na hipótese de eliminação de autos;

IV – manutenção dos documentos em ambiente físico ou eletrônico seguro e a implementação de estratégias de preservação desses documentos desde sua produção e durante o período de guarda definido;

V – classificação, avaliação e descrição documental mediante a utilização de normas, planos de classificação e tabelas de temporalidade documental padronizadas, visando preservar as informações indispensáveis à administração das instituições, à memória nacional e à garantia dos direitos individuais;

VI – manutenção da cadeia de custódia ininterrupta, visando garantir os requisitos arquivísticos e a presunção de autenticidade de documentos e processos administrativos e judiciais digitais;

VII – padronização das espécies, tipos, classes, assuntos e registros de movimentação de documentos e processos;

VIII – adoção de critérios de transferência e de recolhimento dos documentos e processos das unidades administrativas e judiciais para a unidade de gestão documental;

IX – garantia de fidedignidade, integridade e presunção de autenticidade no caso de reprodução ou reformatação de documentos arquivísticos físicos e digitais;

X – capacitação e orientação de magistrados e de servidores dos órgãos do Poder Judiciário sobre às atividades de preservação, pesquisa e divulgação de documentos.

DA ORGANIZAÇÃO DA GESTÃO DOCUMENTAL

Art. 5º Compete à Comissão de Jurisprudência, Documentação e Memória a gestão documental do Poder Judiciário do Estado do Tocantins.

Parágrafo único. A comissão prevista no caput deste artigo será auxiliada por uma Subcomissão de Gestão de Documentos, designada pelo Presidente do Tribunal de Justiça, com a seguinte composição:

I – um Desembargador indicado pelo Presidente do Tribunal de Justiça, que a presidirá;

II – o Juiz Diretor do Foro da Comarca de Palmas;

III – um Juiz Auxiliar da Corregedoria Geral da Justiça, indicado pelo Corregedor-Geral da Justiça;

IV – um Diretor Adjunto da Escola Superior da Magistratuta Tocantinense, indicado pelo Diretor-Geral da ESMAT;

V - o Diretor Judiciário;

VI - o Diretor de Tecnologia da Informação;

VII - um servidor graduado em curso superior de Direito em atuação no NUGES, indicado pela Comissão de Jurisprudência, Documentação e Memória;

VIII - um servidor graduado em curso superior de História, indicado pelo Diretor-Geral da ESMAT, que será responsável pelas atividades de Memória da instituição;

IX - um servidor indicado pela Comissão de Jurisprudência, Documentação e Memória, que será responsável pela unidade de gestão documental;

X - um servidor graduado em curso superior de Arquivologia, indicado pelo Presidente do Tribunal de Justiça;

XI - um servidor da unidade de Tecnologia da Informação e Comunicação, indicado pela Comissão de Jurisprudência, Documentação e Memória.

Art. 6º Integram a subcomissão de Gestão de Documentos as unidades judiciárias e administrativas geradoras dos documentos judiciais e administrativos e de arquivos.

Art. 7º São atribuições da Comissão de Jurisprudência, Documentação e Memória, com o auxílio da Subcomissão de Gestão de Documentos, além daquelas que lhes são atribuídas regimentalmente:

I - exercer a gestão documental e memória institucional;

II - coordenar e orientar servidores quanto à avaliação de autos de processos judiciais e administrativos, bem como sanar dúvidas sobre as normas aplicáveis à gestão documental;

III - aprovar listagens de eliminação de documentos e de editais de eliminação a serem elaborados pelas unidades judiciárias, observados os graus de sigilo;

IV - receber e analisar sugestões e proposições de representantes de instituições públicas e privadas, órgãos não governamentais, centros de ensino e pesquisa e demais interessados;

V - aprovar a Tabela de Temporalidade, o Código de Classificação e suas alterações, devendo mantê-los atualizados e disponíveis na internet, em caráter permanente;

VI - deliberar, orientar e realizar o processo de avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no Tribunal de Justiça, a fim da definição da destinação dos documentos, seja ela permanente ou eliminação;

VII - propor à Presidência do Tribunal de Justiça:

a) orientações técnicas referentes ao Programa de Gestão de Documentos no âmbito do Poder Judiciário;

b) a adoção de normativas referentes à gestão documental e à competência dos órgãos integrantes do Programa de Gestão de Documentos, inclusive sobre critérios e procedimentos para preservação e descarte de processos administrativos e judiciais;

c) especificidades sobre a aplicação e interpretação das diretrizes estabelecidas na Política de Gestão de Documentos, incluindo a informação às unidades geradoras de documentos quanto ao cumprimento das normativas estabelecidas;

d) a adoção de medidas para preservação e manuseio assertivo do acervo documental, inclusive mediante sistemas informatizados, planos, métodos, tabelas, listas de verificação, avaliações documentais, procedimentos, editais de ciência de eliminação de autos, manuais e outros instrumentos próprios à gestão de documentos.

Parágrafo único. Os documentos das áreas meio e fim serão avaliados respeitando as orientações e prazos estabelecidos no Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e destinação dos documentos.

DOS DOCUMENTOS INSTITUCIONAIS

Art. 8º Documentos institucionais são os documentos confeccionados ou recebidos pelo Poder Judiciário do Estado do Tocantins no exercício das funcões judicial e administrativa.

§ 1º A produção se refere ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor.

§ 2º Todos os documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário do Tocantins em razão do exercício de suas atividades nas áreas meio e fim serão registrados e classificados para fins de arquivamento, nas fases corrente, intermediária e permanente:

I - correntes: aqueles que estiverem em tramitação, ou que, até sem movimentação, constituírem objeto de consultas frequentes;

II - intermediários: aqueles que, por conservarem ainda algum interesse jurisdicional ou administrativo, mesmo não sendo de uso corrente pelas áreas emitentes, estiverem aguardando eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

III - permanentes: aqueles cuja relevância, valor histórico, probatório e informativo, devem ser definitivamente preservados no suporte em que foram produzidos.

§ 3º É facultado ao magistrado, aos diretores e aos chefes de unidade a formulação de proposta fundamentada à Comissão Permanente de Avaliação Documental competente, para fins de preservação e guarda definitiva de processo em que atue. A base de justificação é o valor relevante que o documento administrativo ou judicial tenha adquirido ao longo de sua tramitação.

§ 4º Os processos com trânsito em julgado e documentos com prazo de guarda expirado não precisarão ser digitalizados para a eliminação.

Art. 9º As unidades geradoras de documentos judiciais e administrativos deverão observar as diretrizes para preservação de documentos físicos e digitais.

Parágrafo único. Em caso de fundamentada necessidade, a Subcomissão prestará auxílio direto às unidades geradoras de documentos judiciais e administrativos na consecução das atividades de que trata esta Resolução.

Art. 10 Fica garantido o acesso aos documentos e autos de processos judiciais findos, ressalvados casos de sigilo ou segredo de justiça, independentemente de autorização judicial, desde que não coloque em risco a sua adequada preservação, respeitadas as restrições previstas na Lei Federal nº 12.527, de 2011, Lei Federal nº 13.709, de 2018, e demais legislações vigentes.

§ 1º Pedido de desarquivamento de autos findos será direcionado à unidade de origem.

§ 2º O acesso por parte de pesquisadores, desde que ligados a instituições que mantenham linhas ou programas de pesquisa, sem a intermediação das unidades geradoras de documentos para concatenação ou tratamento dos dados e mediante a assinatura de termo de compromisso, pelo qual o pesquisador se obriga a não disponibilizar ou divulgar informações pessoais presentes nos documentos e processos judiciais findos pesquisados e, especialmente naqueles que tramitaram em segredo de justiça ou sigilo, informações relativas à segurança da sociedade e do Estado ou informações relacionadas à intimidade, vida privada, honra e imagem de pessoas.

§ 3º Os pedidos formulados por pesquisadores para disponibilização ou divulgação de informações pessoais presentes nos documentos e processos judiciais findos, em razão do caráter da pesquisa, serão apreciados pela Comissão Permanente de Avaliação Documental.

Art. 11 Poderão ser estabelecidos convênios interinstitucionais, ou excepcionalmente contratada pessoa jurídica especializada, para auxílio nas atividades de gestão documental, que ficarão sob a coordenação da Comissão de Jurisprudência, Documentação e Memória.

§ 1º O auxílio de órgãos ou entidades de caráter histórico, cultural e universitário poderá ser no tratamento, na disponibilização de acesso, na descrição do acervo e na difusão da informação contida na documentação judicial.

§ 2º Os procedimentos para classificação, acesso, inserção de dados nos sistemas informatizados, manuseio, reprodução, transporte, arquivamento e guarda de documentos e processos no âmbito do Poder Judiciário tocantinense deverão assegurar, no que couber, a aplicação das normas referentes ao sigilo e segredo de justiça.

Art. 12 A guarda de documentos pertencentes ao acervo do Poder Judiciário do Tocantins, que tenha sido transferida para entidades de preservação histórica, de preservação documental e tratamento e às entidades de ensino, bem como os procedimentos administrativos em andamento até a data da publicação da presente Resolução, serão mantidos na forma de sua concepção e autorizações, garantido o recolhimento às entidades custodiadoras e pelos prazos estipulados nos instrumentos de convênios, vedando-se demais transferências fora do estabelecido nesta Resolução e na legislação correlata.

Art. 13 As Diretorias Judiciárias e de Tecnologia da Informação promoverão as adaptações necessárias nos sistemas informatizados empregados pelo Poder Judiciário do Tocantins para que, no momento do arquivamento, o tempo de guarda e a destinação sejam indicados de forma automatizada.

Art. 14 A Presidência do Tribunal de Justiça resolverá os casos omissos e expedirá, ad referendum do Tribunal Pleno, os atos normativos necessários à concretização do Programa de Gestão Documental.

Art. 15 Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Desembargador JOÃO RIGO GUIMARÃES

            Presidente