Instrução Normativa Nº 23, de 10 de janeiro de 2025

Regulamenta os procedimentos de avaliação, destinação e eliminação de documentos no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Tocantins.

A PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO TOCANTINS, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO o que dispõe a Lei n° 8.159, de 1991 a qual estabelece que a gestão documental deve contemplar especial proteção ao conjunto de documentos produzidos em decorrência do exercício de sua missão institucional, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza do documento, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação;

CONSIDERANDO o que dispõe a Resolução CNJ nº 324, de 2020, que determina aos tribunais a observância das normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário;

CONSIDERANDO a Resolução TJTO n° 2, de 2022, que estabelece a política de gestão documental para os processos judiciais e administrativos, instituindo os procedimentos de avaliação, destinação e eliminação de documentos no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Tocantins;

CONSIDERANDO o princípio constitucional da economicidade, em face dos elevados custos de manutenção da guarda dos processos físicos e digitais;

CONSIDERANDO a necessidade de normatizar os procedimentos de avaliação e destinação para uma completa gestão documental.

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º - Instituir e normatizar os procedimentos de classificação, avaliação, seleção e destinação dos documentos e processos administrativos e judiciais.

Art. 2º - A guarda e destinação final de documentos e processos judiciais e administrativos observarão as Tabelas de Temporalidades das áreas meio e fim.

Art. 3º - Os documentos e processos administrativos e judiciais, arquivados definitivamente, serão classificados, avaliados e selecionados para fins de sua destinação final, independentemente de seu suporte.

Art. 4º - São instrumentos de Gestão Documental e Gestão da Memória: I – os sistemas informatizados de gestão de documentos e processos administrativos e judiciais, bem como os metadados desses sistemas, essenciais à identificação do documento institucional de modo inequívoco em sua relação com os outros documentos;

II - Plano de Classificação (Tabelas Processuais Unificadas) e a Tabela de Temporalidade dos Processos Judiciais do Poder Judiciário;

III - o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administração do Poder Judiciário;

IV - a Listagem de Verificação para Baixa Definitiva de Autos (anexo A);

V - a Listagem de Verificação para Eliminação de Autos Findos (anexo B);

VI - o Fluxograma de Avaliação, Seleção e Destinação de Autos Findos;

VII - o Plano para Amostra Estatística Representativa;

VIII - o Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário;

IX - o Manual de Gestão da Memória do Poder Judiciário,

X - o Manual de Digitalização de Documentos do Poder Judiciário;

XI - a Listagem de eliminação de documentos (anexo C);

XII - Edital de ciência de eliminação dos documentos (anexo D);

XIII - Termo de Eliminação dos documentos (anexo E).

 

Da Avaliação e Destinação de Documentos e Processos

Art. 5º - A avaliação é entendida como a análise dos documentos e processos judiciais e administrativos, desde sua produção, com a finalidade de estabelecer os prazos de guarda e destinação final, sob orientação da CPAD e das unidades de Gestão Documental, de acordo com a atribuição de valores primários e secundários;

§1° Valor primário é aquele relacionado à significância jurídica, administrativa ou financeira atribuída em função do interesse para as partes litigantes ou para o tribunal que os autos ou documentos tenham;

§2° Valor secundário é aquele atribuído aos documentos e autos judiciais ou administrativos, em função do interesse que possam ter para a sociedade ou para a instituição, respectivamente, em virtude de suas características históricas ou informativas.

§3° Finda a avaliação e observados os procedimentos estabelecidos nesta Instrução Normativa, poderá haver eliminação de documentos destituídos de valor secundário;

Art. 6º - Os processos com decisões transitadas em julgado serão definitivamente arquivados quando não necessitarem de diligência do juízo processante, da secretaria da unidade judiciária respectiva e de terceiros, conforme a Listagem de Verificação para Baixa Definitiva de Autos.

Art. 7º - A temporalidade mínima e a destinação dos processos judiciais com trânsito em julgado serão registradas no Sistema Gestor de Tabelas Processuais Unificadas do CNJ;

§1º Com a aprovação da CPAD, poderão ser estabelecidos prazos de guarda dos documentos e processos superiores à temporalidade registrada no Sistema Gestor de Tabelas Processuais Unificadas do CNJ;

§2º Vencido o prazo de guarda, a destinação de cada documento ou processo poderá ser alterada pela CPAD, mediante justificativa, quer para majorar o referido prazo, quer para tornála permanente.

Art. 8º - Os recursos com autos apartados, os embargos à execução e outros processos dependentes do principal deverão ser remetidos para a unidade de origem para avaliação conjunta;

Art. 9º - As ações rescisórias terão a mesma destinação final atribuída ao feito que lhe deu origem, cuja destinação será suspensa até o respectivo trânsito em julgado;

Art. 10º - Nos casos de eliminação de documentos, observar-se-ão os critérios de sustentabilidade social, ambiental e econômica, por meio da reciclagem do material descartado.

§ 1º A destruição de documentos institucionais realizar-se-á por meio de fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida.

§ 2º A eliminação dos documentos deverá ocorrer com supervisão de responsável designado para acompanhar o procedimento.

 

Da Eliminação de Documentos e Processos

Art. 11 - A eliminação de processos judiciais com decisão transitada em julgado deverá ser precedida do registro de dados e informações processuais nos sistemas corporativos oficiais, além do atendimento às exigências da Listagem de Verificação para Eliminação de Autos Findos e Listagem de Eliminação de Documentos, de forma que, a qualquer tempo, seja possível a expedição de certidão sobre o processo, observando-se as normas e instrumentos do Proname do CNJ.

Art. 12 - A eliminação dos autos judiciais com trânsito em julgado será precedida de publicação de extrato do edital de eliminação no diário de justiça.

§1º Os recursos, que formarem autos apartados, os embargos à execução, os incidentes e demais processos que não existirem de forma autônoma deverão ser transferidos para o arquivo concomitantemente com o processo principal. A eliminação de processo judicial ou administrativo somente ocorrerá se houver reunião total do conjunto documental, sendo vedado o descarte parcial.

§2º Os agravos de instrumentos e recursos em sentido estrito em matéria criminal poderão ser eliminados independentemente do processo principal, após o traslado das peças originais não existentes, não havendo a necessidade de publicação de edital.

§3º Os processos que originarem precatórios e requisições de pequeno valor não serão eliminados até que haja decisão judicial extintiva da obrigação transitada em julgado.

Art. 13 - Na publicação do edital mencionado no artigo anterior, consignar-se-á o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias para eventuais manifestações ou impugnações.

§1º As partes interessadas na custódia particular e definitiva dos autos findos a serem eliminados poderão requerê-la por meio de petição com encaminhamento ao e-mail institucional da Unidade da Gestão Documental, que constará do edital.

§2º O prazo do caput será contado em dias corridos, excluindo-se o termo inicial e incluindo-se o final.

§3º Decorrido o prazo sem manifestação das partes, extingue-se seu direito de formulação de pedido de guarda particular, salvo se comprovar que deixou de realizar o ato por justa causa, nos termos do artigo 223 do Código de Processo Civil.

§4º Não será permitida a carga dos processos incluídos nos editais de eliminação de documentos, no prazo compreendido entre a data da publicação do edital e a data prevista para a eliminação.

§5º O documento original será entregue, depois do prazo previsto no caput, à primeira parte solicitante. Quando houver mais de um pedido, serão fornecidas cópias às expensas do solicitante. Em nenhuma das hipóteses, será admitido o desentranhamento de peças do processo eliminável.

§6º Não havendo interesse das partes na custódia definitiva do documento eliminável, poderá ser transferido a entidades de caráter histórico, cultural, de ensino, de pesquisa, de preservação documental e assemelhados por meio de solicitação formulada à Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD), cuja deliberação deverá ser homologada pela Comissão de Gestão da Memória.

§7º Os pedidos de desentranhamento de documentos e emissão de certidão competem à unidade de origem do processo.

§8° Decorrido o prazo de 45 dias do edital de eliminação, deverá ser publicado o Termo de Eliminação de Documentos.

Art. 14 - A eliminação de documentos realizar-se-á mediante observação de critérios de sustentabilidade social, ambiental e econômica, por meio da reciclagem do material. O procedimento de eliminação garantirá a irreversibilidade da descaracterização dos documentos.

Parágrafo único. A eliminação dos documentos será supervisionada por servidor responsável designado para acompanhar o procedimento.

 

Dos Documentos e Processos de Guarda Permanente

Art. 15 - Os documentos e processos de guarda permanente constituem patrimônio cultural nacional e compõem o fundo arquivístico histórico do Poder Judiciário, devendo ser custodiados em locais com condições físicas e ambientais adequadas, preferencialmente do próprio órgão, e disponibilizados para consulta sem colocar em risco sua adequada preservação.

Parágrafo único. É vedada a eliminação de documentos e processos de guarda permanente, mesmo após microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução ou reformatação.

Art. 16 - São de guarda permanente:

I - documentos e processos indicados nos instrumentos previstos no art.4º, incisos I e II desta Instrução Normativa;

II - o inteiro teor de petições iniciais, sentenças, decisões de julgamento parcial de mérito, decisões terminativas, acórdãos e decisões monocráticas;

III - os metadados, assim compreendidos como dados estruturados e codificados, necessários à expedição de certidão sobre o conteúdo da decisão transitada em julgado;

IV - os atos normativos: ato, regimento, resolução, portaria, outras normativas expedidas;

V - os atos de ajuste: contrato, convênio e outros acordos em que o Tribunal de Justiça do Estado do Tocantins for parte;

VI - os documentos e processos administrativos e judiciais protocolados ou produzidos em data anterior ao corte cronológico;

VII - os processos em que forem suscitados Incidente de Uniformização de Jurisprudência, Arguições de Inconstitucionalidade, Assunção de Competência e aqueles que constituírem precedentes de Súmulas, Recurso Repetitivo e Demandas Repetitivas, o que deverá ser anotado nos sistemas processuais;

VIII - os documentos e os processos relacionados aos principais eventos históricos do estado, comarcas e municípios;

IX - os documentos e os processos administrativos ou judiciais de valor secundário reconhecido pela CPAD de ofício ou a partir de requerimento fundamentado formulado por magistrado ou entidade de caráter histórico, cultural e universitário;

X - os documentos e os processos da amostra estatística representativa do conjunto documental destinado à eliminação; e

XI - os acervos de processos e documentos gravados pelo programa Memória do Mundo – MOW da UNESCO Art. 17. Esta Instrução Normativa entra em vigor a partir da data de sua publicação.

Art. 17 - Esta Instrução Normativa entra em vigor a partir da data de sua publicação.

 

Desembargadora ETELVINA MARIA SAMPAIO FELIPE

Presidente

 

ANEXO A

LISTAGEM DE VERIFICAÇÃO PARA BAIXA DEFINITIVA DE AUTOS

VARA / CARTÓRIO: ____________________________________________

Processo n° ____________________________________________________

Classe: ________________________________________________________

Assunto: _______________________________________________________

Processo acessório ou apenso? ( ) Sim ( ) Não

1. Verificação de pendências impeditivas de baixa:

a) Há determinação de arquivamento? ( ) sim ( ) não;

b) Há sentença de extinção, ou decisão terminativa, ou acórdão transitado em julgado? ( ) sim ( )não;

c) Há petições/documentos pendentes de juntada? ( ) sim ( ) não

d) Há outros processos e recursos vinculados a estes autos (execução/ cumprimento, agravos, embargos, dependentes, apensos, etc. verificar referências nos autos ou eventos lançados no sistema)? ( ) sim ( ) não;

e) Em caso positivo, essa vinculação está registrada no sistema processual? ( ) sim ( ) não;

f) Levantamento de depósito (alvará/conversão) ou pagamento de ofício requisitório de pequeno valor e precatório requisitório de pagamento? ( ) sim ( ) não ( ) não se aplica;

g) Destinação de bens apreendidos ou acautelados em depósitos judiciais? ( ) sim ( ) não ( ) não se aplica;

h) Levantamento de penhora/hipoteca e depósito incidentes sobre bens móveis e imóveis? ( ) sim ( ) não ( ) não se aplica;

i) Os autos do processo foram digitalizados para tramitação eletrônica que ainda não foi finalizada? ( ) sim ( ) não ( ) não se aplica;

j) Traslado de peças? ( ) sim ( ) não ( ) não se aplica;

k) Outros: ___________________________ Todas as pendências foram sanadas? ( ) sim ( ) não.

2. Verificação do cumprimento dos provimentos judiciais não impeditivos de baixa*:

a) Foi dado cumprimento à condenação principal constante da decisão final transitada em julgado? ( ) sim ( ) não ( ) não se aplica;

b) Foram feitos ou suspensos os pagamentos de verbas de sucumbência (honorários, custas e despesas processuais)? ( ) sim ( ) não ( ) não se aplica;

* Esses itens não impedem a baixa nas hipóteses em que não seja cabível a execução de ofício e permitem a contagem do prazo de guarda do processo, após o qual este estará sujeito à eliminação, se o caso, conforme as normas de gestão documental.

3. Processo com recomendação de guarda permanente? ( ) sim ( ) não;

Obs.: Conforme art. 30 da Resolução CNJ nº 324/2020, tal indicação de guarda dos autos deverá ser fundamentada para avaliação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

4. Baixa Definitiva em _____/_____/_____, fl.(s) _________.

5. Observações:

__________________________,_____/_____/_____.

(Local) (data).

 

_____________________________________________________________________________.

Nome do servidor / Matrícula/Assinatura.

 

ANEXO B

LISTAGEM DE VERIFICAÇÃO PARA ELIMINAÇÃO DE AUTOS FINDOS

VARA / CARTÓRIO: ____________________________________________

Processo n° ____________________________________________________

Classe: ________________________________________________________

Assunto: _______________________________________________________

• Verificação dos critérios de guarda permanente:

a) Processo anterior ao corte cronológico? ( ) sim ( ) não;

b) Classe de guarda permanente? ( ) sim ( ) não;

c) Assunto de guarda permanente? ( ) sim ( ) não;

d) Procedimento investigatório relacionado a crimes imprescritíveis? ( ) sim ( ) não;

e) Ação criminal (não Juizado) com decisão final condenatória? ( ) sim ( ) não;

f) Ação de Juizado especial criminal, da Justiça Federal, com decisão final condenatória? ( ) sim ( ) não;

g) Ação que constitua: Precedente de Súmula, Incidente de Uniformização de Jurisprudência, Arguição de Inconstitucionalidade, Recurso Repetitivo ou Repercussão Geral? ( ) sim ( ) não;

h) Processo considerado relevante para a guarda permanente pela CPAD?* ( ) sim ( ) não.

* Considerar requisitos definidos pela CPAD de acordo com critérios históricos.

• Selecionado para guarda permanente? ( ) sim ( ) não;

• Se não selecionado para guarda permanente:

Prazo de guarda: ______________________

Baixa definitiva em _____/_____/_____

Eliminação em: _____/_____/_____

• Após o prazo de guarda intermediária: processo selecionado para amostra estatística (guarda permanente)? ( ) sim ( ) não

 

ANEXO C

LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTO

ÓRGÃO/ENTIDADE: (indicar o nome do órgão/entidade, acompanhado das siglas respectivas) UNIDADE/SETOR: (indicar o nome da unidade/setor que eliminará os documentos relacionados na listagem, acompanhado das siglas respectivas) No caso de eliminação de documentos de órgãos/entidades extintos, indicar o nome do produtor(a)/acumulador(a) dos documentos			ÓRGÃO/SETOR: (indicar as siglas) Listagem nº: (indicar nº / ano da listagem) Folha nº: (indicar nº da folha / nº total de folhas)
Código referente à classificação	Descritor do Código	DATAS LIMITE	Unidade de Arquivamento		Observações e/ou justificativas
			Quantidade	Especificar

                               (O quadro abaixo somente deverá ser preenchido quando for necessário, isto é, quando os documentos a serem eliminados necessitarem

                               de comprovação de aprovação das contas pelos Tribunais de Contas.

Conta(s) do(s) exercício(s) de:	Conta(s) aprovada(s) pelo Tribunal de Contas em:	Publicação no Diário Oficial (data, seção, página)
LOCAL/DATA RESPONSÁVEL PELA SELEÇÃO	LOCAL/DATA PRESIDENTE DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS	LOCAL/DATA AUTORIDADE DO ÓRGÃO/ENTIDADE A QUEM COMPETE APROVAR
LOCAL/DATA AUTORIZO: ___________________________________________________________________ TITULAR da Instituição Arquivística Pública, NA ESPECÍFICA ESFERA DE COMPETÊNCIA.

 

ANEXO D

EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS N. ______/______

O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação, designado pela Portaria nº _____, de ___/___/___, publicada no (indicar o periódico oficial), de ___/___/___, de acordo com (indicar o nº da Listagem de Eliminação de Documentos), aprovada pelo (titular) do(a) (indicar a instituição arquivística), por intermédio do (indicar o documento de aprovação), faz saber, a quem possa interessar, que, transcorridos quarenta e cinco dias da data de publicação deste Edital no (indicar o periódico oficial), se não houver oposição, o(a) (indicar a unidade orgânica responsável pela eliminação) eliminará os documentos relativos a (indicar os conjuntos documentais a serem eliminados), do período (indicar as datas-limite), do(a) (indicar o nome do órgão ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados). Os interessados, no prazo citado, poderão requerer, às suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças do processo, mediante petição, com a respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido, dirigida à Comissão Permanente de Avaliação do(a) (indicar o órgão ou entidade).   (Local e data)   (Nome e assinatura do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação)

 

ANEXO E

TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Aos ______ dias do mês de __________ do ano de _________, o (indicar o nome do órgão ou entidade responsável pela eliminação), de acordo com o que estabelece a Tabela de Temporalidade de Documentos em vigor e consta do/da (indicar a Listagem de Eliminação de Documentos e respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos), aprovados pelo (titular) do/da (indicar a unidade responsável na instituição), e publicada(o) no (indicar o periódico oficial), de (indicar a data de publicação do edital), procedeu à eliminação de (indicar a quantificação / mensuração), de documentos relativos a (referência aos conjuntos documentais eliminados), integrantes do acervo do(a) (indicar o nome do periódico oficial ou, na ausência dele, o do veículo de divulgação local), de (indicar a data de publicação do edital), procedeu à eliminação de (indicar a mensuração total) dos documentos relativos a (indicar as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos a serem eliminados), do período de (indicar as datas-limite gerais), do(a) (indicar o nome do(a) órgão/entidade produtor(a) ou acumulador(a) dos documentos que foram eliminados). Local e data. Nome, assinatura e cargo do responsável designado para supervisionar e acompanhar a eliminação. Nome e assinatura do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

Desembargadora ETELVINA MARIA SAMPAIO FELIPE

Presidente